Уже с начала 2020 года законодательством РФ предусмотрено ведения электронной отчетности. Не исключения и наличие электронной трудовой книжки. Таким образом, уже начиная с этого года, работодателю не обязательно заполнять всю текущую документацию.
С 2020 года все руководители могут делать записи в трудовой книжке, как в традиционном, так и в электронном варианте. Как же выглядит новый вид документации, как его заполнять и где можно будет получить данную электронную книжку – все ответы на эти вопросы можно будет найти в данной статье.
Как вести электронную трудовую книжку
Информационные данные о всех гражданах РФ, которые официально трудоустроены, законодательство возложило на ответственность ПФР. Именно эта организация должна проверять наличие электронной трудовой книжки, делать там новые записи и хранить все сведенья о гражданах.
Несмотря на то, что Фонд занимается проверкой, контролем и хранением электронных трудовых книжек, но он не формирует этих записей о трудовой деятельности граждан. Этими вопросами должен заниматься работодатель. Весь свой отчет, как ИП, так и все остальные руководители должны предоставлять в строго назначенный срок. Таким образом, на законодательном уровне установлены такие законодательные нормы:
- При переводе на другую работу, приеме, увольнении и о том, какую именно форму трудовой книжки выбрал сотрудник, работодатель должен сообщить не позднее, чем 15 числа следующего за последовательностью месяца. Такие правила подачи информации о работнике в 2020 году.
- Уже начиная с 2021 года, все изменения в трудовой деятельности работника, работодатель должен вносить в трудовую книгу не позднее, чем 15 числа следующего месяца. Если же сотрудник был уволен, то руководителю необходимо сделать запись в трудовой книжке сразу же на следующий день.
Если же у работодателя в текущем месяце не произошло никаких кадровых изменений, то тогда ему не нужно подавать отчетность в ПФР.
Каждая новая запись, которая делается в электронной трудовой книжке, должна быть сделана Пенсионным фондом на основании той информации, какую этому учреждению предоставляет работодатель.
Внешний вид электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка – это информация и сведенья о работнике, которые вписываются Пенсионным фондом. Все данные, котороые хранятся в этой системе, аналогические тем записям, если они были сделаны в бумажном экземпляре этого документа. Но, в электронной форме данного документа нет никакой информации о наградах и поощрениях работника.
На каждого сотрудника работодатель должен оформлять новую электронную трудовую книжку. В данном документе должна быть прописана фамилия, имя, отчество подчиненного, его СНИЛС. Кроме этой информации, также в обязательном порядке должны быть сведенья о трудовой деятельности работника.
Когда у предпринимателя есть 25 работников и больше, то тогда весь отчет по их трудовой деятельности должен быть передан в электронном виде. Когда же у компании есть число сотрудников, меньше 25, то тогда руководители могут заполнять данный вид документа на свой выбор: это может быть электронная трудовая книжка, или же документация, оформленная в бумажном формате.
Все работодатели могут скачать бесплатную программу для подготовки записей на официальном сайте Пенсионного фонда.
Для получения сотрудниками сведений о своей трудовой деятельности, руководитель делает специальную выписку из базы данных о конкретном работнике. Эта документация представляет собой стандартную выписку из бумажной трудовой книжки. Сотрудник может получить как электронный вариант данного документа, так и его традиционный, бумажный вариант.
Подчиненный может запросить данную выписку у своего руководителя в любой момент. Такая выписка делается на протяжении трех дней. В этом документе должны быть записаны все сведенья о последнем месте работе сотрудника.
Получения сведений из электронной трудовой книжки
По запросу работников выписка с электронной трудовой книжки будет доступна к распечатке. Этот вид документа, гражданин может получить в:
- МФЦ;
- Также в каждом отделении Пенсионного фонда.
Запрос о предоставлении данных, сотрудник в электронном виде, должен сделать или на сайте Государственных услуг, или же с помощью личного кабинета в ПФР. Как для одного варианта, так и для другого, данный работник должен пройти регистрацию.
До 2021 года каждый работник имеет право выбора, в каком виде ему получить трудовую книжку: в бумажном виде, или же в электронном. Но, начиная с 2021 года тем людям, которые оформляются на работу первый раз, обязательно иметь в наличии именно электронный вариант трудовой книжки. Все отчеты в ПФР в дальнейшем будут поступать только в электронном виде.
