Организации и индивидуальные предприниматели часто сталкиваются с необходимостью арендовать у физического лица различное имущество. Это может быть помещение под офис или автомобиль, например. При этом возникает много вопросов по оформлению договоров аренды, отражению в бухгалтерском и налоговом учете оказанных услуг.
Аренда помещения у физического лица
Снимая помещение у физического лица, организация приобретает статус налогового агента и обязанность удержать и перечислить с суммы арендного платежа НДФЛ в бюджет. Перекладывать обязанность по уплате налога на арендодателя нельзя, эта норма закреплена законодательством. Оплатить налог в бюджет следует на следующий день после перечисления арендной платы.
бухгалтерском учете НДФЛ по арендным платежам учитываются в отдельном регистре. По итогам года данные регистра отражаются в налоговой отчетности. Страховыми взносами арендные платежи не облагаются. Если договором аренды предусмотрена компенсация коммунальных платежей, электроэнергии, водоснабжения арендодателю, то такие платежи арендодателя доходом не являются и налогами не облагаются.
Аренда автотранспорта у физического лица
Все отношения арендодателя и арендатора устанавливаются в соответствии с положениями Гражданского кодекса РФ. Стороны заключают простой договор аренды, он не подлежит обязательной регистрации. Большое значение имеет, какой вид договора аренды будет выбран:
- Договор аренды автотранспорта с экипажем. При заключении такого договора арендодатель предоставляет дополнительно услуги управления автотранспортом и его технической эксплуатации. Арендодатель несет ответственность за содержание, ремонт, страхование автомобиля, а так же за причинение вреда транспортным средством.
- Договор аренды без экипажа. При заключении данного вида договора вся ответственность по эксплуатации ложится на арендатора.
Арендодателем может являться индивидуальный предприниматель или физическое лицо. Законодательство запрещает заключать подобный договор с официально трудоустроенным сотрудником. Если работник использует свой транспорт для работы, ему выплачивается компенсация или устанавливается дополнительная оплата.
В договоре отражается сумма и сроки ежемесячной арендной платы. Так же указываются основные характеристики арендуемого автомобиля и ответственность сторон. Обязательно составляется документ о приеме и передаче автомобиля.
В налоговом и бухгалтерском учете арендные платежи относятся к расходам и уменьшают налогооблагаемую базу. Расходы обязательно должны подтверждаться документами (путевые листы, акты, бензиновые чеки). Арендатор может отнести на затраты расходы на топливо и ремонт арендуемого транспорта.
Заключая договор аренды автотранспорта с физическим лицом, арендатор обязан удерживать НДФЛ и перечислять его в бюджет. Эта обязанность установлена законодательством, и прописывать в договорах другие условия нельзя. Суммы удержанного налога отражаются в отчетности организации по НДФЛ.
