Трудовая книжка или ТК – это персональный документ человека, который оформляется при его первом трудоустройстве. В дальнейшем в эту небольшую книжечку вносятся данные обо всей работе его в течение
жизни, сведения о поощрениях и другая информация. ТК является бланком строгой отчетности и у работающих граждан храниться обычно у работодателя. Но иногда сотрудникам требуется выписка из трудовой книжки, например, для предоставления в банк. Работодатель обязан выдать этот документ и ему важно знать, как его правильно оформить.
Когда сотруднику может потребоваться выписка из ТК
Ситуаций, когда сотруднику нужны выписки из трудовой книжки довольно много. Этот документ может подтвердить его стаж, текущее место работы и другую информацию о человеке. Он может быть использован в качестве доказательства в судебных процессах, представлен в различные организации и учреждения.
Важно. Часто вместо выписки из ТК оформляют ее заверенную копию. Во многих случаях это допустимо. Например, для банка такие документы будут полностью равнозначными, и сотрудники кредитной организации смогут найти в них всю нужную информацию без каких-либо проблем или трудностей.
Типичные ситуации, когда бывает нужна выписка из ТК:
- при обращении в банк для оформления ссуды на потребительские нужды или покупку жилья;
- при прохождении собеседования для трудоустройства в другую организацию (на новое место работы или по совместительству);
- для обращения в ПФР с целью оформления пенсии или в органы соцзащиты для получения материальной поддержки;
- для обращения в консульские службы некоторых других государств с целью получения визы.
Важно. В прошлом выписки/копии ТК запрашивались также при оформлении загранпаспортов российскими гражданами. Сейчас представлять этот документ не нужен.
Но часто сотрудники получают его у работодателя, чтобы упростить себе задачу по заполнению анкеты на загранпаспорт и исключить возникновение ошибок в данных работодателей (как текущего, так предыдущих).
По умолчанию выписки считаются действительными в течение 1 месяца. Но регламентами конкретных органов может быть установлен и более короткий срок действия данного документа. Особенно это относиться к иностранным консульским службам.
Выписка из ТК
Выписка из трудовой книжки, форма которой регламентирована, оформляется обычно работодателем на основании заявления сотрудника. Срок выдачи такого документа строго ограничен и не может превышать 3 дней.
Перед тем как сделать выписку из трудовой книжки, сотруднику отдела кадров полезно ознакомиться с формой документа. В нем обязательно содержится следующая информация:
- номер ТК;
- сведения о сотруднике (Ф.И.О., дата рождения, профессия, образования);
- дата составления документа;
- таблица с информацией о записях из ТК.
Если подготавливается выписка о стаже, образец ее довольно легко можно скачать в интернете. Им можно воспользоваться для более быстрой подготовки документа.
При заполнении выписки нужно учитывать ряд важных нюансов:
- Когда выписку выдает работодатель, у которого человек продолжает трудиться, он делает в конце документа запись «Работает в настоящее время».
- Если листов в документе получилось несколько – их нужно прошить, пронумеровать. Дополнительно на соединение делается наклейка с печатью и надписью «Прошнуровано и пронумеровано столько-то листов».
- Когда выписку выдают действующему сотруднику, то на документе делают отметку «Оригинал ТК храниться в такой-то организации».
Выписка в обязательном порядке заверяется руководителем организации или другим должностным лицом, имеющим право на такие действия.
Важно. Если документ оформлен с нарушение действующих правил, он будет считаться недействительным, его могут не принять по месту требования.
В итоге сотруднику придется вновь обращаться к работодателю с просьбой выдать исправленный вариант выписки. Это отнимает время и силы. По этой причине работникам также надо следить, чтобы выдаваемая выписка соответствовала всем требованиям. От ошибок никто не застрахован и исправить их на месте обычно проще.
Откуда берутся данные для выписки
Данные в выписку должны браться строго из трудовой книжки сотрудника. Она храниться у работодателя с момента трудоустройства человека, и он обеспечивает ее сохранность. При каждом трудоустройстве или увольнении в трудовую книжку вноситься соответствующая запись.
Дополнительной в ней указывают данные о награждении человека наградами, некоторых других поощрениях.
Важно. Каждая запись в ТК обязательно заверяется руководителем организации или ответственным должностным лицом. Без выполнения этого правила запись не будет считаться действительной.
Существовать ТК должна в единственном экземпляре. Если она закончилась, оформляют вкладыш к ней. Срок хранения данного документа, если он не был выдан сотруднику при увольнении по каким-либо причинам – 75 лет.
В настоящее время активно ведется внедрение в России электронных трудовых книжек. По содержанию они ничем не будут отличаться от своих бумажных собратьев. Но у них будет один существенный плюс – невозможность утери или кражи. Это существенно облегчит обращение с довольно важным документом.
Выписка из электронной трудовой книжки также делается работодателем и содержит точно ту же информацию. При этом сама выписка может быть оформлена не только в электронном, но и в бумажном варианте.
Важно. В электронной трудовой книжке обычных подписей и печатей нет, но вместо них присутствуют электронные подписи работодателей. Юридически этот документ на 100% равнозначен бумажному оригиналу. Впрочем, пока переходить на него принудительно никого не заставляют.
Выписка из трудовой книжки – стандартный документ, который может потребоваться сотруднику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в некоторых других ситуациях. Работодатель выдает его по заявлению работника в течение 3 дней.
