В ТК РФ разработаны и включены положения о необходимости соблюдения прав граждан на отдых за отработанный на предприятии период. График отпусков позволяет регламентировать справедливую очередность в освобождении работников от трудовых обязанностей. Создают нормативный документ сотрудники отдела кадров, утверждает руководитель организации.
Порядок оформления
Узнать, как заполнить график отпусков поможет унифицированная форма -7
Требования к правильному составлению документа предъявляет ТК РФ в ч. 2. ст. 123. Распределение отдыха помогает работодателю:
- своевременно найти замену отсутствующему сотруднику;
- не допускать накопления выходных из-за не использования отпускных дней;
- проводить оплату в утвержденные нормативом сроки.
Если работника отзывают по производственной необходимости с отпуска, работодатель должен дать ему отгулять неиспользованные дни в другое время. Все нюансы производственных отношений отражает график отпусков на год в специальных графах.
Для этого утверждена унифицированная форма Т-7 для составления локальной таблицы. Заполняют документ за 14 суток до наступления очередного года по календарю. Сотрудники заранее сообщают ответственному лицу о планах на очередной отдых.
Работодатель распределяет расстановку персонала по справедливости, учитывает прежнее время освобождения от обязанностей, чтобы не предоставлять отдых одним и тем же лицам летом, другим зимой. Длительность отпуска зависит от разных факторов:
- дополнительных дней за опасные или вредные условия труда;
- накопленных выходных и отгулов;
- не использованного времени за истекший год.
Оформление графика осуществляется ответственным лицом за его составление, где каждая графа отражает конкретные сведения.
| № графы | Характер информации |
| 1 | Название места работы, отдела |
| 2 | Должность сотрудника |
| 3 | ФИО работника |
| 4 | Табельный номер |
| 5 | Количество отпускных дней |
| 6 | Дата, с которой работник может не выходить на работу по плану |
| 7 | Фактическое начало выходных |
| 8 | Приказ о переносе отпуска |
| 9 | Предполагаемая дата очередного отпуска |
| 10 | Примечания. Основания для продления или перерыва в отпуске |
Руководителю предприятия нужно в обязательном порядке составить график отпусков, чтобы не иметь неприятностей с проверяющими инспекторами трудовой инспекции. Хотя законодательных положений о предоставлении таблицы нет.
Часто приходится доказывать документально в правомочных ведомствах при возникновении конфликтных ситуаций, что права работников на предприятии не нарушаются, голословных утверждений фискальные органы не принимают, как и суды.
Порядок утверждения графика
Унифицированную форму для заполнения распределения отпусков на предприятии закон не требует использовать в точности. Важно, чтобы было, правильное распределения отдыха без ущемления прав работников.
Графы можно добавлять свои, убирать не нужные для конкретной компании, корректировать назначение строк. Не везде работает профсоюз, отпадает необходимость согласования с данным органом.
Чтобы не создавать дополнительных бумаг, журналов учета, можно в графике отделить строку для подписи работников для подтверждения ознакомления персонала с распорядком отпусков.
К разработке графика нужно приступить заранее, так как он может растянуться из-за большого количества штатных единиц, различных внутренних согласований. Чтобы был соблюден законодательный и производственный порядок, оформительный процесс нужно закрепить локальным нормативным актом – издать приказ о назначении сотрудника для формирования таблицы, сбор подписей.
Разработкой документа с осуществлением технических процедур могут заняться ответственные лица за выполнение операций:
- подготовительных работ, сбор первичной информации о пожеланиях сотрудников;
- оформление чернового документа с заполнением собранных данных;
- установка сроков и согласование дат с руководством;
- утверждение директором, управляющим фирмы;
- ознакомление персонала с распорядком.
После всех корректировок и доработок график подписывает руководитель организации, затем с таблицей знакомят сотрудников. Они должны подтвердить своей подписью, что заранее знали, когда можно не посещать работу, уехать на берег моря.
Что включено в график
Выходные дни имеют отличие по своим видам и назначениям. В график включают только некоторые из них. Здесь нет декретных, учебных освобождений, не следует заполнять больничными при проведении санаторного лечения. Перед тем как заполнить график отпусков нужно знать, что таблица содержит:
- ежегодные основные оплачиваемые периоды;
- дополнительное время за ненормированный или труд во вредных условиях;
- перенесенные отпуска за неиспользованный отдых по причине отзыва по производственной необходимости.
В график включают всех работников предприятия даже занятых по совместительству, как главных специалистов, так и неквалифицированный персонал. Изменяют персональные сведения в таблице, перенос дней отдыха на другое время по заявлению сотрудников при наступлении юридического факта или срочной необходимости.
Если изменения требует производство, сотрудника уведомляют и согласовывают с ним перевод на другой месяц. Подобные корректировки отражают в графах 8, 9 и 10. Где указывают причины изменения данных, новый период для отдыха, утвержденный приказом.
