Запись в трудовой можно изменить только на основании юридического факта, подтвержденного документально. Это любое событие в жизни человека, вследствие которого выдают документ. К примеру, рождение, получение образования или смена фамилии из-за бракосочетания.
Для каждого персонифицированного документа есть свои правила для корректировок, которые нужно соблюдать, чтобы они считались действительными.
На каком основании меняют первоначальные данные
Работник может изменить фамилию, данную ему при рождении по разным причинам. Возможно, она не благозвучная, чем приносит много проблем. Меняются жизненные обстоятельства, люди заключают брак и разводятся. Минтруд разработал в 2003 году Правила № 69 для подобных изменений. Чтобы сделать запись в трудовой книжке, необходимы убедительные основания, подтвержденные официальными документами:
- паспортом;
- свидетельством о разводе или заключении брачных отношений;
- выпиской ЗАГСа о выполнении смены фамилии по желанию её обладателя.
Если внесены поправки, должна быть ссылка на документ, из-за которого стала необходима законная конкретная корректировка.
Порядок для изменения первичных записей
Образец записи в трудовой есть у каждого гражданина, если он занимался трудовой деятельностью на заводах, фабриках или в офисах компаний, ИП.
Титульный лист книжки заполнен первоначальными реквизитами, под названием документа на первой строке стоит фамилия, которую кадровик должен аккуратно перечеркнуть, а рядом написать действительную в настоящий момент.
На обложке с внутренней стороны тоже сделает запись, подтверждающую правомерность изменений. Например, фамилия Иванов изменена на Семенов, основанием служат персональные сведения с удостоверения личности, поэтому необходимы данные паспорта:
- серия;
- номер;
- кем и когда выдан;
- код.
Каждое изменение осуществляется в соответствии с инструкцией, утвержденной Министерством труда. Запись в трудовую книжку вносят на русском языке, цифры ставят арабской прописью, если в регионе действует 2 государственный язык, данные дублируют. Для письма используют ручку:
- перьевую;
- гелевую;
- шариковую.
Цвет пасты должен быть один из стандартных:
- синий;
- фиолетовый;
- черный.
Формат требует только полного отражения данных без сокращения имени или фамилии. Все изменения должны быть выполнены четким почерком, которые можно прочесть. Действительной корректировка считается, если рядом стоит подпись ответственного лица за кадровый учет, заверенная печатью организации.
Чтобы облегчить проведение данной процедуры, многие предприятия заказывают специальный штамп, его форму прижимают на внутренней стороне обложки, затем вручную вписывают персональные реквизиты – новую фамилию, цифровые значения с удостоверения личности.
Как работать с электронными книжками
В 2020 году введены электронные трудовые. Сотрудник отдела кадров каждый месяц должен сдавать отчеты СЗВ-ТД. Форма отчетности требует предоставления точных кадровых данных, где не предусмотрена строка для изменения фамилии.
В ПФР учли подобное упущение и провели образовательный семинар, на котором проинформировали о надлежащем ведении учета кадров.
Сведения о трудовой деятельности каждого гражданина фиксируют на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. Чтобы внести изменения необходимо работнику подать соответствующее заявление, где сообщить о новых анкетных реквизитах, на этом основании будут изменены персональные данные в форме АДВ-2.
Где еще выполняют корректировку
Кроме изменений в трудовой книжке работника в отделе кадров делают аналогичные записи в остальных каровых документах:
- личном деле;
- лицевом счете;
- трудовом договоре;
- бухгалтерских бланках.
Неактуальные сведения в персональных картах зачеркивают, вносят другие, подтверждают подписью ответственного лица за подобные изменения. Чтобы не было поправок на личной карточке можно распечатать другую форму и заполнить достоверными данными, а в старом бланке указать:
- на каком основании произведены исправления;
- номер документа, подтверждающего правомерность записей;
- ФИО и должность лица, ответственного за кадровый учет с его подписью и печатью организации.
В отношении трудовых контрактов существуют разные мнения о внесении изменений. В законодательном нормативе ТК РФ ст. 57 нет, обязывающего требования редактировать договор из-за изменения фамилии.
Необходимо вносить только недостающие данные. Но нет и запрета на проведение корректировок, если будет стоять рядом подпись работника, что операция выполнена с его ведома. Чтобы избежать претензий со стороны фискальных органов нужно документы оформлять в полном объеме, тогда они не вызовут лишних вопросов.
За недостоверные факты, ошибки в кадровой документации, ответственность возлагается на руководителя предприятия, который в свою очередь спросит с лиц, которые ведут кадровый учет.
Для этого необходимо создать локальный акт о своевременном исправлении персональных данных работников при наступлении правомерного случая, ознакомить сотрудников кадровой службы с правилами.
Если они будут нарушены, доказательством послужит образец записей в трудовую книжку, у работодателя будут все основания привлечь нарушителя к дисциплинарному взысканию.
