ТК РФ регламентирует оформление трудовых книжек, где ведется учет деятельности граждан, указывается переход по организациям, отражаются награждения за трудовые заслуги.
Порядок как получить трудовую книжку на руки, утвержден статьей 62 ТК РФ. Если возникло обстоятельство, когда без увольнения в основной организации необходимо представить персонифицированный документ, для ознакомления в другом месте, потребуют от владельца написать заявление в обязательном порядке.
За сохранность бланков строгой отчетности и неразглашение записей, отвечает сотрудник отдела кадров предприятия.
Новый вид трудовых книжек
Электронные документы постепенно вытеснят бумажные носители, цифровизация достигла с 01.01.2020 года и учета официальной занятости граждан. Пока переход на новый формат происходит в добровольном режиме, но сообщить о своих предпочтениях работодателю нужно до 31.12.2020 г.
Работникам, которые будут устроены на предприятие любой организационно-правовой формы в 2021 г. начнут делать записи в книжках электронного вида. Трудовое население больше не должно волновать, где оформить трудовую книжку. На основании приказа об утверждении в должности сотрудника, исходящего от работодателя, начальник отдела кадров, заполнит документ по соответствующей программе.
Кто ранее выбрал электронный формат, сможет получить трудовую на прежнем носителе заявительным характером. Заявление нужно для отчета кадровиков о цели выдачи документа и отсутствия с их стороны халатности.
В книжке будет сделана запись о переводе данных на другой учет. При этом бумажную книжку нужно хранить, если кому-то потребуется информация, собранная до 2020 года. Устаревший носитель сохранит свою действительность, а по желанию работников будут параллельно фиксироваться изменения трудовой деятельности в 2-х документах.
Трудоустроенные граждане, кого не устраивают нововведения, могут не подавать заявки, тогда их книжки останутся прежними. Сотрудники отдела кадров перейдут на учет, как того требует законодательство.
Порядок выдачи документа
Чтобы сделать трудовую книжку для лица, впервые устроившегося на предприятие, заявление подавать не нужно, как и при увольнении. Новые книжки бумажного вида продаются в киосках, есть бланки в компаниях. А после отработки 14 дней, если работник решил уволиться, ему должны выдать кроме денежного расчета, полный пакет документов:
- заполненную трудовую книжку, если она электронная, кадровик сделает распечатку записей;
- выписку о зарплате, перечислениях работодателя по социальным и налоговым взносам.
Вне зависимости от способа ведения документа, сведения в трудовых, имеют однозначный характер:
- информацию о работнике;
- названия организаций, где происходил прием, увольнение или перевод на другую должность с обозначением дат и номеров приказов, исходящих от руководителей;
- специальность и профессию по образованию;
- занятость в структурных подразделениях в соответствии с должностью, квалификацией;
- даты, номера документальных указаний, которые послужили основанием для кадровых мероприятий и прекращения действия трудовых договоров.
При устройстве на другое место работы за работником сохраняется право передавать бумажный носитель для учета трудовой деятельности или оформить заявление о переводе информации в электронный вид.
Часто работникам не понятно, если после увольнения находится на руках обычная трудовая книжка, где взять электронную. Это упущение со стороны работодателя, он должен письменно уведомить персонал:
- какие произошли изменения в ТК РФ;
- в каком порядке формируются данные;
- о праве выбора сотрудников, вести на бумаге или электронные записи.
Застрахованное лицо может получить сведения о страховом стаже через ПФР, Госуслуги. Работодатель должен выдать выписку о трудовой деятельности, функциональных обязанностей страхователя, относительно перечисления обязательных взносов, по первому требованию работника.
Когда и как нужно писать заявление, чтобы выдали трудовую
Когда работник достиг пенсионного возраста, нужно оформить пенсию или идет на собеседование в организацию, еще по-прежнему требуется знакомство с записями в трудовой. В ПФР необходимо снять копию всех страниц, передать оригинал для сравнения специалисту.
О том, что нужно показать свои заслуги в более выгодной компании, стараются не сообщать, указывают, что оформляют кредит и кроме справки 2 НДФЛ, кредитор желает знать о состоянии трудовой деятельности. На этот случай, особенно, если книжка бумажная, предстоит написать заявление, так как:
- бланк принадлежит к строгой отчетности;
- ведется учет данных, которые являются конфиденциальной информацией;
- работодатель вместе с начальником отдела кадров несут персональную ответственность за порядок ведения и сохранность данных.
В заявлении пишут кроме реквизитов руководства и собственных данных, причину востребования и срок возврата в течение 3 дней.
Оплаты за выдачу формуляра в законах не предусмотрено, возможно, при первом оформлении кадровик потребует купить из собственных средств, чистую книжку. При переходе на цифровой формат все расходы ложатся на работодателей.
Заключение
В каком бы виде ни была зафиксирована трудовая деятельность работника, каждый гражданин вправе знать о состоянии записей, сделанных в разделах документа. Перевод или увольнение должны соответствовать законам, ошибки исправлены по правилам делопроизводства, подтверждены подписью исполнителя и печатью подразделения.
Только при увольнении не обращаются к руководству, чтобы получить трудовую книжку. Работодатель обязан ее выдать во время полного расчета. Если присутствуют другие причины, необходимо заполнить и подать заявление с указанием цели использования трудовой.
Когда сформируется порядок электронного учета, который предусматривает со стороны работодателя передачу сведений в государственные органы о кадровом перемещении, зарплате, взносах.
Будут созданы личные кабинеты, доступ к информации, в этом случае отпадет надобность в дополнительных заявках и формулярах, каждый сможет при наличии кода доступа распечатать необходимые данные.
